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8個禮儀、4條禁忌,你知多少?
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 (關鍵詞:多少 禁忌 禮儀 &ldquo &rdquo 工作 信息 溝通 討論 一個)
  

  微信越來越方便我們的日常生活、工作,但是也引發了不少矛盾,是時候強調一下,用微信群的素質問題了!

 ·

一個被微信群攪黃了的周末懶覺

周末的早上,她被微信工作群上顯示的幾十條信息給嚇壞了,又出什么幺蛾子了?

趕緊從未讀消息的第一條看起,原來是昨天工作中有一個錯誤,晚上才被發現,糟糕的是,項目周一就要移交客戶。

她的心猛得往下沉,蒼天啊,大地啊,周末好不容易遇上個不加班的禮拜天的人,傷不起啊!

不過,隨著拇指往下刷,臉上又開始回血。

小組的同事都知道這回禍闖大了,又不甘心周末加班,紛紛你一言我一語地出主意,最后還真被大家想出了辦法,只需要一個同事,遠程稍作修改。

群里的消息到此就翻到頭了,睡意全無的她,私下里和頭兒通了通氣,答復是“作好加班的準備,隨時聽候通知。”

早上九點半,群里忽然“叮叮咚咚”一陣熱鬧,她趕緊拿起手機。頭兒發了四個字:“全部加班……”

表情包,憤怒的表情包在哪兒呢?!

幸好頭兒及時把后半段發了出來:“……就不需要了,東西已經修改好,XXX幫忙打印一下就行了,大家該干啥干啥哈。”

呃,下次能不能一次性把話說完……

以上情節,是我根據一位朋友最近的經歷寫的,這觸動了我關于微信工作的思考:

如何正確使用微信群工作,提高溝通效率?

請大家首先注意我議題的設定:不是“該不該用微信群溝通”,而是“如何正確使用微信群工作”。

存在就是合理,“微信群”本不是商務用途,卻被大量用于工作,這說明,它一定是填補了某一類未被滿足的需求,或者以更高的效率,替代了原來的某一類溝通方式。

它創造了什么呢?

貳 ·

為什么我們需要微信工作群

過去廣告公司有一個特有的職位,叫Traffic(流程專員),它的工作內容很模糊,但有一個核心的職能,就是“控制項目的流程、項目成員的時間分配和召集會議”。

簡單的說,任何一個團隊成員發現自己有討論協作的需要,都可以請求Traffic安排相關人員參加會議,并對討論結果的執行有監督的義務。

不過,現在Traffic這個職位,幾乎消失或者由“客戶經理”兼任了。

原因有很多,其中一點,Traffic的“組織會議資源”的工作職能,被電子郵件,特別是“工作討論群組軟件”給取代了。

在“微信群”之前,常見的職場溝通方式有五種:

  • 正式通知

  • 電子郵件

  • 小型討論會

  • 電話

  • 一對一當面溝通

到底使用何種溝通方式,需要考慮三個方面的因素:信息量的大小、信息的私密層次、時間要求

  • 如果你想和員工討論他近期的表現和未來的打算,你一定會選擇“一對一當面溝通”;

  • 如果你有一份報告需要立即送給團隊所有成員,電子郵件是最好的選擇;

  • 如果是前面的案例,就屬于“危機處理”性質,信息量大,需要向團隊成員公開,并經過充分的討論。

以前,這通常需要一次小型會議解決,所以大家才會有“又要加班”的恐慌。

我記得過去在廣告公司工作時,經常有同事跑到座位邊上,“有時間嗎?商量個事。”

然后再拉上一個相關人員,三、五個人,十五分鐘的討論會,這幾乎是專業服務類公司最重要、最日常、最基本的溝通形式。

很明顯,“工作微信群”的出現,讓過去的“小型會議”可以不分時間,隨時討論一下了。正是基于這個需求,我認為“工作微信群”會成為一種長期存在的重要溝通方式。

也正是這個“靈活性”,造成了它目前嚴重的濫用。

 ·

微信群工作基本原則:一群一主題

任何一種新的溝通形式出現之后,一定會出現一定程度的濫用,之前的電子郵件也是如此。

2001年,美國一家軟件公司的CEO在高層的電子郵件里,用尖酸刻薄的語氣,指責員工上班遲到,并放言要減員5%。結果這個封信被貼到網上,引發公司股價暴跌22%。

這就是“只適用一對一溝通的私密信息”被濫用在“私密性很差”的電子郵件上的結果。

直到現在,電子郵件還常常濫用于公司內部的“吵架”。

員工對“濫用微信工作群”最大的抱怨就是“什么都在群里發”,浪費了大量時間翻閱未讀消息,卻很少收獲。

前面我說了,最適合“微信工作群”的是“信息量大、透明度高但需要充分討論”的信息,所以使用“微信工作群”最基本的原則就是:

一群一主題,討論結束后解散群。

第一、要討論什么工作,就新建一個群,把相關的人拉進來。不要在部門或公司的大群里大量討論具體某一項工作,因為大部分人與此工作無關,就是一種的信息騷擾。

第二、要拉非本團隊的同事進群,事先跟人家打個招呼;邀請其他公司的合作伙伴,一定要跟群里同事說明,以免大家不知道,說了不方便讓外人知道的話。

第三、討論結束,解散群。記住事先做好重要文件下載,并把聊天數據導出來備份。

第四、不要在群里發“通知”。通知的信息量小,不需要討論,但要求有回饋,顯然應該用電子郵件。

第五、即使是討論,最后的結果也要以電子郵件的形式,正式通知團隊成員。

 ·

微信工作群的討論禮儀

員工對微信工作群的另一個意見是:

信息過載——大家你一言,我一語,滿屏都是文字、表格、文件、語音,有價值的信息猶如大海撈針。

但“信息過載”不能簡單的歸罪于討論本身。

有西方的心理學家發現,餐廳侍者和大廚有一項神奇的本領,能在很短的時間內記住每一桌該上的菜,但一旦上完,立刻忘得一干二凈。

這就說明,人有一種能力,可以在大量混亂的信息中注意、找到并短暫保留目前所需要的信息,去對抗“信息過載”,但有個前提,這些信息都是規范的、有統一的格式。

所以,微信群的“信息過載”,罪魁禍首不是“量過多”,而是信息不規范。

要解決這個問題,就要建立一套“微信群討論禮儀”,提高信息識別效率,我總結了以下幾點:

★ 第一、信息完整地發送:

務必把一段完整的話一次性發送。

人類的閱讀是一片一片的,如果一句句地看,不但效率低,也容易找不到重點,還容易被其他人的話打成幾截。當然也別超過200個字,否則看起來會很累。

 第二、重要的消息請打草稿,至少不要有錯別字:

微信溝通更類似書面溝通,太過口語化、錯別字滿屏,會降低溝通效率。

 第三、少發語音:

除非你實在時間緊迫,或不方便打字,但請事前說明;

 第四、只講最緊急的問題

休息時間的工作溝通,尤其要有節制,只講最緊急的問題。就算是領導也要先對打擾別人的生活,表示歉意,尤其不能產生“當前還在工作”的錯覺

此外,下面的所有行為都會降微信群溝通效率:

在工作群里聊八卦;

一上來就問“在嗎?”,或者收到消息,不回復;

在工作群里宣泄負面情緒,讓所有人成為你的“情緒垃圾桶”;

在工作群里拍過于明顯的馬屁。

 ·

很有用的微信新功能

最后分享一條微信新推出的“提醒”功能,這個功能在工作和商務溝通中,也非常有用。

在任何一條信息或接收的文件上長按,就可以看到“提醒”的字樣。

設置之后某一個時刻,提醒你看該信息。

這個功能在工作溝通中,有兩個應用場景。一個是重要信息的二次提醒,比如明天的會議、重要的電話,等等。

另一個是在工作時收到消息,不想立刻處理,又怕以后忘了,或者收到文件光保存卻忘了看,都可以用“提醒”功能。

不過,這個新功能目前只更新了蘋果系統,安卓用戶只有再等等了。

有人說,手機已經成為人的“新器官”,不管你喜歡,移動辦公必然成為重要的工作場景。

這里沒有面部表情,語言就是一切。你有權保持沉默,因為你所說的一切,都可能成為呈堂證供。

但有一點好處,你有充足的時間,斟酌你的言辭,強化你的邏輯,減去不必要的描述,過濾掉你的壞情緒,實現高效溝通。

互動留言

來說說你們都是怎么“發通知”的?小編更偏向于先發郵件通知,然后再到微信群提醒大家查看郵件做法~

你們呢?

-END-

文章來源:職場學習類微信公眾號:人神共奮(ID:tongyipaocha)

文章原標題:《用微信群工作的八大禮儀(四個“不要”最重要)》


 

來源:搜狐 責任編輯:孫吉   

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